De boekhouding in orde houden voor Amerikaans bedrijven

Ondernemers houden veel van de financiële details van hun bedrijf in hun hoofd. Dit heeft zijn voordelen: geen nieuwe software om te leren, geen gevaar voor een systeemcrash waarbij al uw gegevens verloren gaan, en u kunt uw budget zo vaak aanpassen als u nodig heeft zonder aan een bureau te gaan zitten. Bekijk direct de beste website om boekhoudpakketten te vergelijken.

Maar wanneer u geen systeem en sommige processen hebt, kunnen onaangename verrassingen optreden, doelen kunnen gemakkelijk worden gemist en belangrijk papierwerk vergeten. Beter omgaan met uw geld kan u helpen om langetermijndoelen te stellen en te behouden, de seizoensgebonden ups en downs van uw cashflow af te vlakken en mogelijk uw winst te verbeteren. Het kan u ook helpen om geen problemen te ondervinden met de Internal Revenue Service.

Hier zijn vijf boekhoudtips voor ondernemers.

1. Plan voor grote uitgaven.

Waarom het nuttig is: u loopt minder snel zakelijke kansen mis of moet een lening aangaan als de uitgaven onvermijdelijk worden.

Wat te doen: evenementen als een belangrijke computerupgrade op de kalender plaatsen, een jaar van tevoren of, in het ideale geval, drie tot vijf jaar vooruit. Erken de seizoensgebonden ups en downs, iets wat veel ondernemers terughoudend zijn om te doen.

“Dit helpt je om eerlijk te zijn over het feit dat het eraan komt en van plan is”, zegt James LeMay, een directeur van het accountantskantoor Daigle & Associates in Boston.

U voorkomt dat u tijdens de spervoorperioden geld uit het bedrijf haalt om uzelf in de langzamere maanden tekort te doen, wanneer kostbare projecten zoals het upgraden van computers of het vervangen van fabrieksonderdelen meestal voorkomen.

2. Kosten bijhouden.

Waarom het nuttig is: misschien mist u misschien belastingafschrijvingen en loopt u het risico anderen te verliezen.

Wat te doen: een creditcard die u alleen voor het bedrijfsleven gebruikt, kan een basisboekhoudsysteem zijn, zegt Raffaele Mari, een accountant in Newport Beach, Californië, die een financiële cursus geeft aan ondernemers aan de Pepperdine University.

De meeste kaartafschriften categoriseren uitgaven, zodat u kunt zien welke uitgaven verband houden met welke bedrijfsactiviteiten. Als u uw zakelijke creditcard altijd gebruikt voor zakelijke uitgaven, betaalt u minder vaak contant geld bij bijvoorbeeld Staples en verliest u de bonnen, waardoor u geen belasting hoeft te betalen. Pennen en printerpapier kunnen opgeteld worden.

Registreer stortingen correct.

Waarom het nuttig is: u betaalt waarschijnlijk minder belasting op geld dat geen inkomen is.

Wat u moet doen: een systeem goedkeuren om uw financiële activiteiten recht te houden, of het nu gaat om een ​​notebook die u consistent gebruikt, een Excel-spreadsheet of software zoals Quickbooks. Bedrijfseigenaren maken doorgaans een verscheidenheid aan stortingen op hun bankrekening gedurende het jaar, inclusief leningen, inkomsten uit verkoop en contante geldinjecties uit hun persoonlijke besparingen. Het probleem, zegt Mari, is dat aan het einde van het jaar u of uw boekhouder ten onrechte sommige stortingen als inkomsten registreert en bijgevolg belasting betaalt op meer geld dan u daadwerkelijk hebt gedaan.

4. Maak geld apart voor het betalen van belastingen.

Waarom het nuttig is: de IRS kan boetes en rente in rekening brengen voor het niet tijdig indienen van driemaandelijkse belastingaangiften. Wil je weten hoe je je boekhoudprogramma optimaal benut? Lees dan snel verder

Wat te doen: systematisch een deel van het geld opzij leggen gedurende het jaar voor belastingen. Houd vervolgens de belastinglimieten in uw agenda in de gaten, samen met de prep-tijd als u die nodig heeft, om te zorgen dat u daadwerkelijk betaalt wanneer dat moet.

Loonheffingen die onbetaald blijven, kunnen bijzonder problematisch zijn, zegt Mari. Hij ziet vaak cash-crunched ondernemers een down-cyclus door te dompelen in werknemer inhoudingen die ze moeten hebben verzonden naar de IRS.

Gerelateerd: Belastingcontrole halverwege: nu organiseren, later opslaan
“Als je knoeit met [loonheffingen], heb je een tweeledig probleem”, zegt Mari. “U hebt de verschuldigde belastingen niet betaald en u hebt geld genomen dat volgens de IRS voor uw werknemers geldt, daar kunnen zij zeer meedogenloos aan zijn.”

5. Houd uw facturen goed in de gaten.

Waarom het nuttig is: late en onbetaalde rekeningen benadelen uw cashflow.

Wat te doen: iemand in uw organisatie toewijzen om uw facturering bij te houden. Stel vervolgens een proces in voor het afgeven van een tweede factuur, het plaatsen van een telefoontje en misschien het opleggen van boetes zoals extra kosten binnen bepaalde termijnen.

“U wilt een plan hebben voor wat er gebeurt als ze 30, 60 of 90 dagen te laat zijn,” zegt Mari.

Sommige ondernemers zijn van mening dat ze, nadat ze een factuur hebben verstuurd, voor de facturering hebben gezorgd. Niet zo, zegt Mari. “Elke achterstallige betaling is een rentevrije lening en schaadt uw cashflow.”